使いこなして大幅効率アップ【Excel講座-関数編】

Excelの関数を利用すると手作業の何倍も速く、かつ正確に計算処理を行うことが可能になります。仕事や作業を効率よく行うために関数の利用は避けて通れません。
とはいえ、何種類も用意されている関数を全て覚えようと思うと大変です。の中には利用箇所がとても限られていて、使用頻度の低い関数も多くあります。なので「自分がよく使う関数だけ覚えておく」という意識で問題ありません。

利用されることの多い関数をいくつかご紹介します。

合計を求める「SUM関数」

SUM関数は選択した範囲の合計を計算します。売上金額の合計やテストの合計点などを計算するのに使えます。

条件に合ったセルの数値を合計する「SUMIF関数」もよく使われる関数の一つです。条件に合ったセルのみを数えてくれるので商品Aの売り上げと商品Bの売り上げをそれぞれ出したいといった場合に使うことができます。SUMIF関数について詳しくは以下のページをご覧ください。

SUMIF関数について、テキストでも読みたい方はOffice Excel(関数編)SUMIF関数をご覧くlださい。

最大値と最小値を求める「MAX関数」と「MIN関数」

MAX関数は指定した範囲の数値の最大値を求める関数、MIN関数は指定した範囲の数値の最小値を求める関数です。例えば、家計簿を作成する際に「一番支出額の多い項目の金額は・少ない項目の金額は?」といった場合にもMAX関数とMIN関数を使えば簡単に算出することが出来ます。

数を数える「COUNT関数」

COUNT関数は数字を含めセルの個数を数える関数です。数値以外が入力されているセルは除外して数えます

COUNT関数は、数字に限らず文字の入力されているセルの数を数える「COUNTA関数」と一緒に使うことで、その差分を計算したりするのに便利です。使い分けについて詳しくは以下の動画をご覧ください。

テキストでも確認したい方はOffice Excel(関数編) COUNT関数・COUNTA関数の使い分けをご覧ください。

平均値を求める「AVERAGE関数」

AVERAGE関数は指定した範囲の平均値を求めることが出来ます。価格の平均、販売数の平均、点数の平均など利用できる場所は様々。ぜひ覚えておきましょう。

対応する値を取り出す「VLOOKUP関数」

顧客情報や商品情報を多く扱う場合、1つの項目に関する情報が増えるので管理が大変になります。例えば顧客情報には名前や住所、電話番号といった情報がありますね。この顧客情報にIDを設定しVLOOKUP関数を利用すると、IDを入力するだけで住所などの情報を取り出すことが出来るようになります。

数千件と数が増えていくと、手入力では入力ミスが生じてしまう可能性も高くなります。VLOOP関数を上手に使って時間短縮とミスの防止に繋げていきましょう。

VLOOP関数については全6回に分けて解説をしています。

  

関数を使いこなしましょう

多くの情報を一度に操作したいという場合に関数はとても役立ちます。こちらで紹介したのはほんの一部の関数なので「こんなことができる関数は無いかな」と思ったらぜひ調べてみましょう。

当サイトでも他の関数をいくつかご紹介しています。
関数に関するレッスン一覧

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